С 1 сентября 2026 года транспортная накладная перестаёт существовать в привычном бумажном виде. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ закрепил обязательное формирование в электронном виде транспортной накладной, заказа и заявки при автомобильных перевозках, транспортной железнодорожной накладной, авианакладной и экспедиторских документов. Все они через операторов ИС ЭПД направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.
Изменения касаются каждого, кто заключает договор перевозки груза: грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя и экспедитора. Сама ГИС ЭПД работает с 1 сентября 2022 года, её оператор — Министерство транспорта Российской Федерации, разработчик — ФГУП «ЗащитаИнфоТранс». До сих пор участие было добровольным — теперь становится обязанностью.
Дополнительный переходный период законом не установлен. 31 августа документооборот ведется по прежним правилам, а 1 сентября — уже по новым. Ниже разбираем, какие документы становятся электронными, как устроен обмен, что успеть сделать и как действовать в спорных ситуациях.
Какие документы формируются в электронном виде
Обязанность электронного оформления с 1 сентября 2026 года распространяется на четыре группы документов.
Автомобильный транспорт — электронная транспортная накладная (ЭТрН) и электронный заказ (заявка). Заключение договора перевозки подтверждается накладной, формируемой в электронном виде; если иное не предусмотрено договором, её составляет грузоотправитель.
- Железнодорожный транспорт — электронная транспортная железнодорожная накладная.
- Воздушный транспорт — электронная грузовая накладная (авианакладная).
- Экспедиторские документы — электронное поручение экспедитору, электронная экспедиторская расписка (если груз принимается экспедитором во владение) и электронная складская расписка (при приёме груза на складское хранение).
- Отдельно стоит электронный путевой лист: оформлять его электронно необязательно, вести на бумаге по-прежнему можно. Но если он сформирован в электронном виде, то подлежит направлению в ГИС ЭПД.
- Случаи, когда эти документы всё же оформляются на бумаге, определены приказами Минтранса России: по транспортной накладной и заказу (заявке) — от 01.06.2026 № 262, по железнодорожной накладной — от 21.11.2025 № 407, по авианакладной — от 18.03.2026 № 102, по экспедиторским документам — от 03.04.2026 № 115.
- Выбрать оператора ИС ЭПД и заключить с ним договор. Перечень аккредитованных операторов размещён на сайте Минтранса России: «Калуга Астрал», «СКБ Контур», «Такском», «СберКорус», «Тензор», «Эдивеб», «Оператор-ЦРПТ» и другие.
- Обеспечить подписантов электронными подписями: УКЭП для юридического лица и ИП, УКЭП или УНЭП для физических лиц в предусмотренных законом случаях, ПЭП — для отдельных ситуаций.
- Подготовить машиночитаемые доверенности для всех, кто подписывает файлы обмена от имени организации.
- Настроить учётную систему под форматы ФНС России и правила обмена, согласовать интеграцию с оператором.
- Договориться с контрагентами — прежде всего с грузополучателями и перевозчиками, которые ещё не работают с ЭПД.
- Разобрать бумажные исключения по приказу Минтранса России от 01.06.2026 № 262.
Как устроен обмен: ГИС ЭПД и операторы ИС ЭПД
ГИС ЭПД — единая информационная среда, аккумулирующая данные по грузовым перевозкам. Она получает документы из информационных систем операторов, обрабатывает и хранит их, а затем передаёт органам государственной власти. Схема состоит из трёх звеньев: поставщики данных (грузоотправители, перевозчики, грузополучатели) работают через операторов ИС ЭПД, операторы направляют данные в ГИС ЭПД и участникам перевозки, потребители данных — федеральные органы исполнительной власти.
Важное уточнение: ГИС ЭПД не является системой электронного документооборота для участников перевозки. Она принимает и обрабатывает документы, но обмен между контрагентами идёт в системе оператора. Поэтому подключиться к ГИС ЭПД напрямую невозможно — только через операторов из реестра Минтранса России.
На случай сбоев предусмотрен механизм накопления: при форс-мажоре документы аккумулируются у операторов и передаются в ГИС ЭПД после восстановления доступности. Операторы обязаны обеспечивать круглосуточную обработку ЭПД, а нарушивший технические требования может быть исключен из реестра.
Нормативная база
Правила обмена закреплены постановлениями Правительства РФ: по транспортной накладной и заказу (заявке) — № 931 от 21.05.2022, по железнодорожной накладной — № 470 от 27.04.2026, по авианакладной — № 446 от 21.04.2026, по экспедиторским документам — № 469 от 27.04.2026. Форматы утверждает ФНС России по согласованию с профильным ФОИВ. Базовые законы — Устав автомобильного транспорта (259-ФЗ, прежде всего статьи 8 и 18.1), 87-ФЗ о транспортно-экспедиционной деятельности и 140-ФЗ, которым введена сама обязательность.
Что даёт переход на ЭПД
Для бизнеса это ускорение взаиморасчетов с контрагентами, сокращение издержек при перевозках, снижение простоев и рост эффективности процессов. Убираются барьеры для обмена данными с контрольно-надзорными органами, упрощаются проверки, взаимодействие с ФОИВ становится безбумажным. Данные структурируются, что повышает качество аналитики. Для государства это прозрачность отрасли, равные конкурентные условия и отслеживание грузов в реальном времени.
Чек-лист подготовки до 1 сентября 2026 года
Выводы
Переход на обязательные ЭТрН — это не замена бумаги на скан, а смена логики оформления перевозки: меняется способ заключения договора, состав подписантов, порядок исправления ошибок и сама точка, в которой документ считается оформленным.
Важны три вещи. Первое: переходного периода нет, и смешанный документооборот по одной перевозке невозможен — вся цепочка должна быть готова к одной дате. Второе: работать напрямую с ГИС ЭПД нельзя, поэтому договор с аккредитованным оператором — обязательный первый шаг, а не простая формальность. Третье: чаще всего сложности возникают на стороне тех, кто должен подписать документ. Водителям нужны электронные подписи, представителям — машиночитаемые доверенности, а получатели груза должны быть подключены к оператору ИС ЭПД. Если хотя бы один из них не готов, перевозку не получится оформить электронно.
Начинать стоит с инвентаризации: какие перевозки попадают под обязательное электронное оформление, какие — в перечень бумажных исключений по приказу № 262, кто и какой подписью подписывает документы на каждом этапе. Дальше — выбор оператора, выпуск подписей и МЧД, настройка форматов и тестовый обмен с контрагентами. Откладывать нечего: система работает с 2022 года, правила и форматы уже утверждены.
